Libros obligatorios de las asociaciones y clubs deportivos

La Ley Orgánica 1/2002 del 22 de marzo regula en su artículo 14 las obligaciones documentales que tienen las asociaciones. Deben de disponer de un libro de actas, un libro de socios y los libros contables.

Por su parte el  Real Decreto 177/1981, de 16 de enero, sobre clubs y federaciones deportivas en su artículo 17 indica que integrarán el régimen documental y contable de los clubs el libro-registro de socios, los libros de actas y los libros de contabilidad.

En la Ley no se obliga a las asociaciones a legalizar los libros de actas y socios, sino a disponer de ellos. Sin embargo, siempre es recomendable hacerlo ante notario o en el Registro Mercantil.

El régimen contable se regula por la legislación mercantil y los libros contables, de acuerdo con lo indicado anteriormente sí que deberían ser legalizados en el Registro Mercantil, siempre que la entidad realice actividad mercantil. Las Asociaciones y los clubes declarados de utilidad pública rendirán cuentas y legalizarán libros en sus respectivos Registros, aunque no realicen actividad económica.wpid-wp-1424271428913.png

Cuando no se realiza una actividad económica, no existe una norma específica que obligue a la legalización de los libros contables, ni a llevarlos conforme la normativa mercantil salvo que se trate de entidades declaradas de utilidad pública.

No obstante una vez se ven obligados a llevar contabilidad mercantil para que se pueda confeccionar y declarar el impuesto sobre sociedades, debido a la entrada en vigor de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre sociedades, sería aconsejable proceder a su legalización.

En este sentido, la reciente instrucción de 12 de febrero de 2015, BOE 16/05/2015, de la Dirección de los Registros y del Notariado, sobre la legalización de libros establece que para todos los ejercicios abiertos a partir del 26 de septiembre de 2013 el sistema de legalización de libros será de libros electrónicos presentados telemáticamente. Todos los libros serán cumplimentados en soporte electrónico y se presentarán telemáticamente en el Registro Mercantil, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social, incluidos los de actas y socios. Estos últimos se legalizaran electrónicamente a la fundación de la entidad y posteriormente, sólo los años que incluyan un cambio.

Si el club o la asociación cuentan con un Centro de Trabajo con trabajadores contratados, será preciso disponer del Libro de Visitas de Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Puede ser adquirido en algunas papelerías y debe ser habilitado antes de su inicio en la Inspección de Trabajo. En algunas Comunidades Autónomas se puede optar por un libro de visitas electrónico.

Así mismo, si cuenta con un Proyecto de Voluntariado y está constituida como entidad de voluntariado, deberá llevar un Libro Registro de Voluntarios.


imagesCA0CBDMNPor último, la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, añade una nueva obligación para muchas entidades no lucrativas.

Dicha ley establece de que deben mantener a disposición del Protectorado –en el caso de las fundaciones–, del Registro en el que están inscritas –en el caso de asociaciones declaradas de utilidad pública, dado que es el organismo ante el que rinden cuentas– y, en cualquier caso, ante los organismos administrativos y judiciales competentes, una relación con la identificación de todas las personas que aporten o reciban a título gratuito fondos o recursos de la entidad. Las asociaciones no declaradas de utilidad pública y los clubes deportivos (no declarados de utilidad pública) que no están obligados a depositar sus cuentas en el Registro de asociaciones o de entidades deportivas, deberán conservar esta relación en previsión de que se la soliciten. La ley menciona un período mínimo de diez años para esta obligación de conservar estos registros. Este libro podrá ser legalizado telemáticamente en el Registro Mercantil.

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