10 Ventajas de implantar un sistema de Gestión Documental

La documentación empresarial es la base de la contabilidad. Con los datos contables declaramos los impuestos y tomamos decisiones económicas. La documentación es sumamente importante.

En primer lugar debemos establecer cómo recibimos la documentación, cómo la generamos y cómo deseamos archivarla. Esto determinará el sistema de gestión documental y el grado de tecnificación del mismo. La observación de la  normativa de Protección de Datos de Carácter Personal también deberá ser tenida en cuenta.

Hay que decidir si deseamos implementar distintos niveles de control según el tipo de documentos, fecha de recepción, aprobación por compras, visto bueno control de tesorería, etc… y actuar en consecuencia.

Los sistemas de Gestión Documental electrónica nos pueden ser de gran ayuda en el proceso de tecnificar  y simplificar las tareas del departamento de administración.

gestion-documental_jpg10 Ventajas de implantar un sistema de Gestión Documental

La principal ventaja que aportan los sistemas de gestión electrónicos frente a los métodos manuales, es básicamente el ahorro de tiempo y recursos. Las labores implicadas en la gestión de un documento son a grosso modo las siguientes: clasificación, registro, distribución, generación de copias, archivado y consulta.

1. Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos.

2. Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar éstos perfectamente categorizados e  indizados, mediante atributos o descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda.

3. Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción costes en varios sentidos:
1. No se precisa más que una  manipulación física (escaneado), con lo que el archivado y acceso al documento es mucho más rápido.
2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.
3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial.

4. Reducción de la recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es óptima. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del documento físico original.

5. Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico.

6. Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.

7. Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros procesos legales. Así mismo el control del cumplimiento de la normativa LOPD está garantizado mediante el sistema  de permisos de acceso.

8. Reducción de costes de acceso a la documentación, al contar con un sistema fácil y claro de permisos, que además permite su acceso a distancia.

9. Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos: software de captura de facturas, formularios, compartir documentación económica con la Gestoría…

10. Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la organización) por agilizar sus procesos de trabajo

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